Выпадающий список — что это? как создать выпадающий список в excel?

Выпадающий список – невероятно полезный инструмент, способный помочь сделать работу с информацией более комфортным.

Он дает возможность вместить в ячейке сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно нажать на значок стрелочки, после чего появляется перечень значений.

После выбора определенного, ячейка автоматически заполняется им, и формулы пересчитываются, исходя из него.

Excel предусматривает множество различных методов генерации выпадающего меню, и кроме того, дает возможность гибко настраивать их. Давайте проанализируем эти методы более подробно.

Процесс создания списка

Чтобы сгенерировать всплывающее меню, следует кликнуть на пункты меню по пути «Данные» – «Проверка данных». Откроется диалоговое окошко, где надо найти вкладку «Параметры» и нажать по ней, если она до этого еще не была открыта. В нем есть множество настроек, но нам важен пункт «Тип данных». Из всех значений «Список» – это то, что надо.

1

Количество методов, которыми осуществляется ввод информации во всплывающий перечень, достаточно большое.

1. Самостоятельное указание элементов списка через точку с запятой в поле «Источник», расположенного на той же вкладке того же диалогового окна.
   2
2. Предварительное указание значений. В поле «Источник» содержится диапазон, где имеется необходимая информация.
   3
3. Указание именованного диапазона. Метод, повторяющий прошлый, но только необходимо предварительно назвать диапазон.
   4

Любой из этих методов выдаст требуемый результат. Давайте разберем методы генерации раскрывающихся перечней в реальных ситуациях.

На основе данных из перечня

Допустим, у нас есть таблица, описывающая виды разных фруктов.

5

Для создания перечня в раскрывающемся меню, основываясь на этом наборе информации, нужно совершить такие действия:

1. Выбрать ячейку, отведенную под будущий перечень.
2. На ленте найти вкладку «Данные». Там осуществляем нажатие по «Проверка данных».
   6
3. Найти пункт «Тип данных» и переключить значение на «Список».
   7
4. В поле, обозначающем опцию «Источник», ввести нужный диапазон. Обратите внимание, что нужно указывать абсолютные ссылки, чтобы при копировании списка информация не смещалась.
   8

Кроме этого, предусмотрена функция генерации списков сразу больше, чем в одной ячейке. Чтобы этого добиться, следует выбрать их все, и совершить аналогичные описанным раньше действия.

Снова необходимо удостовериться, что записаны абсолютные ссылки.

Если в адресе нет значка доллара возле названия колонки и ряда, то нужно их добавить путем нажатия клавиши F4 до тех пор, пока возле названия столбца и ряда не будет стоять знак $.

С ручной записью данных

В приведенной раньше ситуации перечень записывался путем выделения необходимого диапазона. Это удобный метод, но иногда необходимо вручную записывать данные. Это даст возможность избежать дублирования информации в рабочей книге.

Допустим, перед нами стоит задача создать список, содержащий два возможных варианта выбора: да и нет. Чтобы реализовать поставленную задачу, необходимо:

1. Нажать по ячейке, отведенной под перечень.
2. Открыть «Данные» и там отыскать знакомый нам раздел «Проверка данных».
   9
3. Снова выбираем тип «Список».
   10
4. Здесь в качестве источника необходимо ввести “Да;Нет”. Видим, что информация при ручном вводе вводится с использованием точки с запятой для перечисления.

После нажатия «ОК» у нас появился следующий результат.

11

Далее программой будет автоматически создано раскрывающееся меню в подходящей ячейке. Вся информация, которую пользователь указал качестве пунктов всплывающего перечня. Правила создания перечня в нескольких ячейках аналогичные предыдущим за тем лишь исключением, что следует указывать информацию вручную с использованием точки с запятой.

Создание раскрывающегося списка при помощи функции СМЕЩ

Кроме классического метода возможно применение функции СМЕЩ, чтобы генерировать выпадающие меню.

Откроем лист.

12

Чтобы применять функцию для выпадающего списка надо выполнить такое:

1. Выбрать интересующую ячейку, где надо разместить будущий список.
2. Открыть последовательно вкладку «Данные» и окно «Проверка данных».
   13
3. Задаем «Список». Делается это аналогично предыдущим примерам. Наконец, используется такая формула: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5). Мы ее вводим там, где задаются ячейки, которые будут использоваться в качестве аргумента.

• Потом программой создастся меню с перечнем фруктов.
• Синтаксис этой такой:
• =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина])

Видим, что сия функция предусматривает 5 аргументов. Сначала дается первый адрес ячейки для смещения. Следующие два аргумента указывают, сколько рядов и колонок, на какое происходит смещение. Если говорить о нас, в качестве аргумента «Высота» приводится значение 5, поскольку оно отображает высоту перечня. 

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных (+ с использованием функции СМЕЩ)

В приведенном случае СМЕЩ позволила создать всплывающее меню, расположенное в фиксированном диапазоне. Недостаток этого метода – после добавления пункта придется самостоятельно редактировать формулу.

Чтобы создать динамический перечень с поддержкой ввода новой информации, необходимо:

1. Осуществить выделение интересующей ячейки.
2. Раскрыть вкладку «Данные» и нажать по «Проверка данных».
3. В открывшемся окошке снова осуществляем выбор пункта «Список» и источником данных указываем такую формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;””))
4. Нажимаем «ОК».

Здесь содержится функция СЧЕТЕСЛИ, чтобы сразу определять, сколько ячеек заполнено (хотя у нее есть значительно большее количество применений, просто мы записываем ее здесь для конкретной цели).

Чтобы формула функционировала нормально, надо проследить есть ли на пути формулы пустые ячейки. Их быть не должно.

Выпадающий список с данными другого листа или файла Excel

Классический метод не функционирует, если требуется получить информацию из другого документа или даже содержащегося в этом же файле листа. Для этого используется функция ДВССЫЛ, позволяющая ввести в верном формате ссылку на ячейку, находящуюся в другом листе или вообще – файле. Необходимо выполнить такие действия:

1. Активировать ячейку, где размещаем перечень.
2. Открываем уже знакомое нам окно. В том же месте, где мы ранее указывали источники на другие диапазоны, указывается формула в формате =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”). Естественно, вместо Список1 и Лист1 можно вставлять свои имена книги и листа соответственно. 

Внимание! Имя файла указывается в квадратных скобках. При этом Excel не сможет применять в качестве источника информации файл, закрытый в данный момент.

Также следует отметить, что название файла сам по себе есть смысл указывать только если требуемый документ располагается в той же папке, что и та, где будет вставляться перечень. Если нет, то необходимо полностью указывать адрес этого документа.

Создание зависимых выпадающих списков

Зависимый список – это тот, на содержимое которого влияет выбор пользователя в другом перечне. Допустим, перед нами открыта таблица, содержащая три диапазона, каждому из которых присвоено имя.

24

Нужно действовать по таким шагам для генерации перечней, на результат которых влияет опция, выбранная в другом списке.

1. Создать 1-й перечень с именами диапазонов.
   25
2. В месте ввода источника один за одним выделяются требуемые показатели.
   26
3. Создать 2-й перечень, зависящий от типа растений, который предпочел человек. Как вариант, если в первом указать деревья, то информацией во втором списке станет «дуб, граб, каштан» и дальше. Необходимо записать в месте ввода источника данных формулу =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка содержащая название диапазона 1.=ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с наименованием списка 1.

Теперь все готово.

27

Как выбрать несколько значений из выпадающего списка?

Иногда нет возможности отдать предпочтение только одному значению, поэтому надо выбрать больше одного. Тогда надо добавить в код страницы макрос. С использованием комбинации клавиш Alt + F11 открывается редактор Visual Basic. И туда вставляется код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(«Е2:Е9»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

1.         Application.EnableEvents = False
2.         If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
3.             Target.Offset(0, 1) = Target
4.         Else

            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target

•         End If
•         Target.ClearContents
•         Application.EnableEvents = True
•     End If
• End Sub 
• Чтобы содержимое ячеек показывались внизу, вставляем в редактор такой код.
• Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
•     On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(«Н2:К2»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

1.         Application.EnableEvents = False
2.         If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
3.             Target.Offset(1, 0) = Target
4.         Else

            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target

•         End If
•         Target.ClearContents
•         Application.EnableEvents = True
•     End If
• End Sub
• Ну и наконец, для записи в одной ячейке используется этот код.
• Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
•     On Error Resume Next

    If Not Intersect(Target, Range(«C2:C5»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

1.         Application.EnableEvents = False
2.         newVal = Target
3.         Application.Undo
4.         oldval = Target
5.         If Len(oldval) 0 And oldval newVal Then
6.             Target = Target & «,» & newVal
7.         Else
8.             Target = newVal
9.         End If
10.         If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
11.         Application.EnableEvents = True
12.     End If
13. End Sub
14. Диапазоны редактируемы.

Как сделать выпадающий список с поиском?

В этом случае надо изначально использовать другой тип перечня. Открывается вкладка «Разработчик», после чего надо кликнуть или тапнуть (если экран сенсорный) на элемент «Вставить» – «ActiveX». Там есть «Поле со списком». Будет предложено нарисовать этот список, после чего он добавится в документ.

28

Далее он настраивается через свойства, где в опции ListFillRange прописывается диапазон. Ячейка, где отобразиться определенное пользователем значение, настраивается с помощью опции LinkedCell. Далее нужно просто записывать первые символы, как программа автоматически подскажет возможные значения.

Выпадающий список с автоматической подстановкой данных

Также предусмотрена функция, что данные подставляются автоматически после их добавления к диапазону. Сделать это проще простого:

1. Создать набор ячеек для будущего перечня. В случае с нами это набор цветов. Выделяем его.
   14
2. Далее его необходимо отформатировать, как таблицу. Нужно нажать одноименную кнопку и осуществить выбор стиля таблицы.
   15
   16

Далее нужно подтвердить этот диапазон путем нажатия клавиши «ОК».

17

Выделяем получившуюся таблицу и даем ей имя через поле ввода, находящееся сверху столбца А.

18

Все, таблица есть, и она может использоваться в качестве основы для выпадающего списка, для чего надо:

1. Выбрать ячейку, где перечень располагается.
2. Открыть диалог «Проверка данных».
   19
3. Тип данных выставляем «Список», а как значения даем имя таблицы через знак =.
   20
   21

Все, ячейка готова, и в ней показываются названия цветов, как нам изначально и было нужно. Теперь добавлять новые позиции можно просто записывая их в ячейку, располагающуюся немного ниже непосредственно за последней.

22

В этом и заключается преимущество таблицы, что диапазон автоматически увеличивается при добавлении новых данных. Соответственно, это самый удобный способ добавления списка.

23

Как скопировать выпадающий список?

Для копирования достаточно использовать комбинацию клавиш Ctrl + C и Ctrl + V. Так выпадающий список будет скопирован вместе с форматированием. Чтобы убрать форматирование, нужно воспользоваться специальной вставкой (в контекстном меню такая опция появляется после копирования списка), где выставляется опция «условия на значения».

Выделение всех ячеек, содержащих выпадающий список

Чтобы выполнить эту задачу, необходимо воспользоваться функцией «Выделить группу ячеек» в группе «Найти и выделить».

29

После этого откроется диалоговое окно, где следует в меню «Проверка данных» выбрать пункты «Всех» и «Этих же». Первый пункт выделяет все списки, а второй – только похожие на определенные.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как создать раскрывающийся список в Excel

20 сен в 09:57 Личный опыт #Программы #Настройка #Microsoft

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний.

Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

1. 

2. Перейдите на вкладку «‎Данные» и выберите инструмент «‎Проверка данных».

3. В новом окне в качестве типа данных укажите «‎Список», отыскав соответствующий вариант из выпадающего меню.

4. В качестве источника задайте те самые ячейки, выделив их левой кнопкой мыши. Нажмите «‎ОК» для применения настроек.

5. 
6. 

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

1. Выделите заранее подготовленную область, где хотите расположить перечень. Перейдите на вкладку «‎Данные» и откройте «‎Проверка данных».

2. Выберите в качестве типа данных список, а в «‎Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «‎;», чтобы отделить одно значение от другого.

3. 

Вариант 3: Выбор массива с именем

В Excel есть функция, позволяющая присвоить массиву имя и в дальнейшем выбирать его при использовании формул. Как вы видели в предыдущих вариантах, объявление «‎Источника» при формировании выпадающего списка тоже похоже на создание формулы, а это значит, что в нем можно использовать массив, предварительно объявив его.

1. Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.

2. Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.

3. Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.

4. В качестве источника укажите созданный массив, написав его название после «‎=».

5. В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

1. Выделите все ячейки, включая название столбца, и на главной вкладке нажмите кнопку «‎Сформировать как таблицу».

2. Выберите подходящий для вас тип оформления.

3. При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.

4. Вы автоматически окажетесь на вкладке «‎Конструктор таблицы», где можете изменить ее имя на любое удобное, начинающееся с буквы. 

5. Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.

6. Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.

7. На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе.

Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Личный опыт #Программы #Настройка #Microsoft

Быть Golang-разработчиком. Новый выпуск подкаста от Timeweb Что такое хостинг и зачем он нужен ​Как создать сайт с бесплатным хостингом и доменом Уровни языков программирования: краткий обзор В Кинопоиске появилась функция распознавания музыки в кадре Компания Adata анонсировала игровую мышь со встроенным SSD-накопителем

Выпадающий список в Excel — подробное пошаговое руководство

В программе Microsoft Excel есть возможность создать выпадающий список – то есть сделать так, чтобы одна ячейка содержала несколько значений, между которыми может переключаться пользователь.

Это очень удобный инструмент для работы с таблицами, в частности, если речь идёт о проверке введённых данных.

Поэтому если вы не знаете, как сделать в экселе выпадающий список, то вам помогут приведённые в статье инструкции.

Выпадающий список в Excel

Создание выпадающего списка

Для начала рассмотрим самый простой способ, который поможет вам сделать раскрывающийся список. Чтобы осуществить его, делайте всё как в инструкции ниже:

Шаг 1. Перейдите во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выберите инструмент проверки данных (на скриншоте показано, какой иконкой он изображен).

Переходим во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выбираем инструмент проверки данных

Шаг 2. Теперь откройте самую первую вкладку «Параметры», и установите «Список» в перечне типа данных.

В первой вкладке «Параметры», в разделе «Тип данных» выставляем «Список»

Шаг 3. Теперь в поле ввода данных «Источник» вы можете указывать значения, которые будут составлять раскрывающийся список. Сделать это можно следующими способами:

• вручную. Для этого просто введите значения нужных ячеек, разделив их точкой с запятой;
  В поле «Источник» вводим значения нужных ячеек
• с указанием диапазона. Чтобы сделать это, вбейте в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие. Например, если вы хотите сложить в список значения всех ячеек от «A1» до «A7», то вводите «=$A$1:$A$7».
  Вбиваем в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие, нажимаем «ОК»

На заметку! Чтобы не вводить диапазон ячеек вручную, достаточно левой кнопкой мышки выделить первую ячейку со значением, поставить двоеточие и выделить мышью последнюю ячейку со значением.

После того, как вы воспользуетесь любым из способов и укажете имя диапазона значений, вы получите такой результат, как на картинке ниже.

Результат сделанного выпадающего списка

На заметку! Есть ещё один способ указать значение в источнике – написать в поле ввода имя диапазона. Этот способ самый быстрый, но прежде чем прибегать к нему, нужно создать именованный диапазон. О том, как это сделать, мы поговорим позже.

Форма для быстрого создания выпадающего списка

Видео — Создание выпадающих списков в Excel

Раскрывающийся список с подстановкой данных

Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:

1. Выделите левой кнопкой мышки диапазон для списка (в данном примере это будет перечень деревьев), затем откройте вкладку «Главная» и выберите меню «Форматировать как таблицу».
   

   Выделяем левой кнопкой мышки диапазон для списка, открываем вкладку «Главная» и выбираем меню «Форматировать как таблицу»

2. После этого откроется меню выбора стилей. Стиль никакой роли не играет, кроме визуальной, поэтому выбирайте любой по вашему вкусу.
   

   Выбираем любой понравившийся стиль

3. Далее появится окно подтверждения, цель которого – убедиться в правильности введённого диапазона. Здесь важно установить галочку возле «Таблица с заголовками», так как наличие заголовка в данном случае играет ключевую роль.
   

   Устанавливаем галочку возле «Таблица с заголовками», нажимаем «ОК»

4. После проделанных процедур вы получите следующий вид диапазона.

   Результат отформатированной таблицы

5. Теперь выделите левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и перейдите во вкладку «Данные» (в предыдущем способе сказано, как это сделать).

   Выделяем левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и переходим во вкладку «Данные»

6. В поле ввода «Источник» вам нужно вписать функцию с синтаксисом «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)». На скриншоте указан более конкретный пример. 

   В поле «Источник» печатаем функцию «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)», подставляя свои данные, как на примере

Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.

Готовый список

На заметку! У этого способа есть принципиальное отличие от первого – в качестве списка используется готовая таблица, а не диапазон значений. Это значит, что любые изменения в таблице будут отображаться и в выпадающем списке.

Давайте протестируем это. Для начала добавим в нашу новую отформатированную таблицу новую ячейку «ёлка». Как видите, это же значение добавилось в список.

Добавляем в таблицу строку с новым значением, она автоматически появится в выпадающем списке

Если удалить ячейку (в данном случае мы удалили «берёза»), это тоже отобразится на содержании раскрывающегося списка.

Удаляем значение из таблицы, оно автоматически удалится из выпадающего списка

На заметку! В этом способе мы имели дело с так называемой «умной таблицей». Она легко расширяется, и это её свойство полезно для многих манипуляций с таблицами Excel, в том числе и для создания выпадающего списка.

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

1. Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».

   Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»

   Нажимаем «Создать»

2. Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.

   Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК»

3. По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».

   Создаем таким же способом остальные диапазоны

4. Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.

   В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»

   Выпадающий список с названием диапазона ячеек

5. Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.

   В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»

   Результат выпадающего связанного списка

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных.

Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий.

Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.

Видео — Связанные выпадающие списки: легко и быстро

Выпадающий список в MS Excel. Описание и примеры

В данной статье, на простых примерах показано, что такое выпадающий список в MS Excel, как им пользоваться, какие варианты использования данной функции есть. На что необходимо обратить внимание.

Простой выпадающий список в ячейки.

Предположи, нам нужно сделать ячейку, в которой будет выпадающий список из нескольких вариантов значений на выбор. Например: город, село городского типа, село. Поместим в эту ячейку выпадающий список с нужным нам перечнем значений. В нашем примере данная ячейка будет располагаться перед ячейкой с названием населенного пункта.

Выбираем ячейку, в которой будет располагаться наш выпадающий список. Это ячейка С4. Далее, в закладке Данные, находим кнопку Проверка данных.

Нажимаем на кнопку Проверка данных, появляется диалоговое окно Проверка вводимых значений. Вводим нужные данные в поля этого диалогового окна.

Тип данных. Выбираем вариант: Список

Источник. Здесь просто прописываем нужные нам значения по порядку, через точку с запятой «;».

• В нашем примере это выглядит вот так: Город; Село городского тип; Село
• Остальные пункты диалогового окна Проверка вводимых значений не трогаем.
• 

Нажимаем ОК. В ячейке С4 появляется выпадающий список с нужными нам значениями.

Далее копируем или протягиваем данный выпадающий список в ячейки, исходя из задачи, которая перед нами стоит.

Выпадающий список в Excel на основе исходных данных.

У нас есть Таблица №1, в которой есть два столбца, один с названием конфет, другой с ценой на эти конфеты. Сделаем выпадающий список на основе столбца с название конфет.  Сделаем выпадающий список на том же листе, что и Таблица №1.

Выбираем ячейку, в которой будет располагаться наш выпадающий список. В нашем примере это ячейка F4. Далее, в закладке Данные, находим кнопку Проверка данных.

Нажимаем на кнопку Проверка данных, появляется диалоговое окно Проверка вводимых значений. Вводим нужные данные в поля этого диалогового окна.

Тип данных. Выбираем вариант: Список;

Источник. Выбираем диапазон ячеек, с теми данными, которые должны отражаться в нашем выпадающим списке. В нашем примере, это ячейки с названием конфет в Таблице №1 (C4:C13).

Выбрать диапазон можно просто поставив курсор в поле Источник. После чего появиться возможность выбрать диапазон.

После выбора диапазона, ссылки на него автоматически становятся абсолютными (=$C$4:$C$13).

Остальные пункты диалогового окна Проверка вводимых значений не трогаем.

Нажимаем ОК. После этого появиться выпадающий список в указанной нами ячейки. В нашем примере, в выпадающем списке будет перечень названия конфет из Таблицы №1.

Вместо использования диапазона, в поле Источник, можно использовать Заданное имя. Тогда в поле Источник, вместо диапазона =$C$4:$C$13, нужно будет прописать Заданное имя с знаком равно перед ним. Например: = Конфеты.

Можно разместить выпадающий список на отдельном листе. Например, наша Таблица №1 будет на Листе 1, а выпадающий список, на основе этой таблицы, будет на Листе 2. Алгоритм точно такой же, просто в поле Источник, выбираем нужный нам диапазон из Таблицы 1.

При этом, в поле Источник, будет прописан не только диапазон ячеек, но и название Листа, на котором он находиться: =Лист1!$E$6:$E$15. В случае, если вместо диапазона используется Заданное имя, например Конфеты, то различий вообще нет.

В поле Источник, будет прописано Заданное имя, перед которым будет знак равно: =Конфеты.

Выпадающий список в Excel и ВПР

Теперь перед нами стоит задача, что бы при выборе определенных конфет из выпадающего списка, в соседний ячейки появлялась соответствующая этим конфетам цена. Для этого мы будем использовать функцию ВПР.

Итак, у нас есть Таблица №1 с перечнем конфет и ценами на них. И есть выпадающий список (Название конфет), в котором мы можем выбрать нужные нам конфеты по названию. Рядом с выпадающим списком выберем ячейку (G4), назовем ее Цена за кг., и сделаем ее желтого цвета .

Выберем «желтую» ячейку (G4) и вызовем функцию ВПР. В появившемся диалоговом окне Аргументы функции, введем в поля следующие значения.

Искомое_значение. Указываем ячейку с выпадающем списком (F4).

Таблица. Диапазон ячеек в Таблице №1, в который входит название конфет и цены за кг., Ссылки на ячейки в выбранном диапазоне делаем абсолютными: $C$4:$D$13.

Номер_столбца. Здесь ставим число два «2»

Интервальный_просмотр. Здесь ставим число ноль «0».

Получается:

Нажимаем ОК. Теперь при выборе определенных конфет в выпадающим списке, в ячейки рядом (G4), появляется цена на эти конфеты, которая соответствует ценам указанным в Таблице №1.

Можно сделать выпадающей список с ценой, на разных с таблицей листах. Таблица №1 на Листе 1, а выпадающий список с ценой на Листе 2.  Разница для функции ВПР будет в том, что в поле Таблица, в диалоговом окне Аргументы функции, будет указан диапазон с ссылкой на лист и ячейки: Лист1!$C$4:$D$13.

Полезные ссылки:

Функция ВПР в MS Excel. Описание и примеры использования.

Связанные (зависимые) выпадающие списки в MS Excel. Описание и примеры.

Абсолютная ссылка и относительная ссылка в MS Excel. Инструкция и примеры.

Функция Задать имя в Excel. Описание и примеры.